1st Blog: Prozesse und
deren Optimierung

Ein Prozess lässt sich definieren, wie ein Vorgang, der sich über gewisse Zeit erstreckt, bei dem etwas entsteht oder abläuft. Diese Definition gilt für ein chemischen Prozess, aber wenn wir die Elemente durch Prozessbeteiligte ersetzen, so ergibt sich doch ein relativ klares Verständnis darüber.

Prozesse lassen in verschiedene Kategorien unterteilen:

• Management-Prozesse, Wertschöpfungsprozesse und Unterstützungsprozesse
• Prozesse mit Digitalisierungs- und Automatisierungspotential
• Operative Prozesse, taktische und strategische Prozesse
• Administrative Prozesse z.B. Purchase2Pay-Prozess oder Lead2Cash-Prozess
• Prozesse mit/ohne Kundenwirkung
• Schlank vs. umständlich/langwierig, Prozesse die Mitarbeiter*innen frustrieren können oder glücklich machen können

Die Auflistung erhebt keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber auf, dass sich verschiedenste Kategorien mit unterschiedlichen Blickwinkeln bilden lassen und mitunter auch Schnittmengen untereinander bestehen. Um näher auf operative Prozesse einzugehen: Das sind jene die oftmals täglich abgewickelt werden wie bspw. administrative Prozesse von der Angebots- bis zur Rechnungsstellung über ein Mahnwesen bis zu einer Reklamationsbearbeitung auf der Kundenseite. Auf Seiten des Einkaufs spielt oft operativ das Abwickeln von Eingangsrechnungen im Rahmen der digitalen Auftragsabwicklung eine Rolle.

Optimierungspotential besteht bei operativen Prozessen oft in der Automatisierung oder Digitalisierung. Mehrwerte einer Prozessoptimierung dieser Prozesskategorie sind u.a. (erhebliche) Zeiteinsparungen, die von den beteiligten Mitarbeiter*innen dann für anderweitig anfallende Tätigkeiten genutzt werden können. Eine Fülle von Softwaretools im Markt, unterstützt an der ein oder anderen Stelle. Wie daraus jedoch ein gesamtheitlicher und sinnvoll gestrickter sowie individuell passender Work-Flow gebildet wird ist oft die zentrale Frage.

Warum RASP Strategy & Process Consulting beauftragen?

Als Digitalisierungs- und Prozessberater haben wir kein Patent auf unser Erfolgsrezept, jedoch geht es vor allem darum mit den jeweils zuständigen Prozessbeteiligten zu sprechen, um ein tiefergehendes Prozess- und Problemverständnis zu erlangen. Der Rest ist Erfahrung, Kreativität und letztlich das Mindset neue Wege gehen zu wollen. So loten wir passende Verbesserungspotentiale aus und/oder schlagen auf Basis der jeweiligen Anforderungen Software-Tools vor, wenn sie zur Problemlösung oder zur Prozessoptimierung wirklich helfen.  

Die RASP Strategy & Process Consulting versteht sich als Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen, vom Einstieg in die Digitalisierung mittels eigener Website bis hin zur Optimierung von bspw. operativen Prozessen. Getreu unserem Unternehmensmotto „Great work starts with great people“ kümmern wir uns zudem um das Review oder die Definition einer Digitalisierungsstrategie mit darunterliegenden Maßnahmenpaketen. Eine iterative Erfolgsmessung bedeutet für uns, dass wir die ausgesprochenen Handlungsempfehlungen nach einer Umsetzung auf deren Wirksamkeit hin prüfen. Dann blicken wir ehrlich darauf und stellen fest, dass die ein oder andere Optimierung voll einschlägt und wiederum eine andere weniger. Aber das ist letztlich völlig normal, denn jedes Unternehmen ist auch in einem Marktumfeld (Ökosystem) eingebettet und dadurch auch einem permanenten Wandel unterzogen. Nach einem Zeitablauf bewerten wir unsere Handlungsempfehlungen nochmals und justieren dort, wo Bedarf besteht, nach.